改變1萬場無效會議專家，教你——

這樣開會，20分鐘內即可做出決策。

★花了3小時，結論是「確定下次開會時間」？

沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……

你，是否已陷入「無效會議」的惡性循環？



★協商、溝通很重要，但只會「說」、沒人聽，在會議上狂講3小時，還是沒結論！

如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……

讓每場會議，花最短時間、做出最好決策！



◎45個開會技巧，避開超時、沒結論的無效會議！



作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時，這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧，你一定要學會！



【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？

★技巧1：準備一份30秒看完的簡報。

報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。



【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了

★技巧2：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑

當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」



【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事

★技巧3：簡報時，一律從「結論」說起

發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。



【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」

★技巧4：邊討論，邊把重點寫在白板上

白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上）。



【問題點5】部門間互相推拖卸責

★技巧5：讓大家討論做法，而非藉口

已經決議的方針，主管們要告訴部屬：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。



【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？

★技巧6：把你的問題「放大」成客戶的問題

想讓公司正視你的問題，就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。



◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果



★會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員

→很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。



★會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限

→開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。



★會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」

→花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！



◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效



★步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。



★步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。



★步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。



★步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。



★步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。



本書特色



★從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。



★作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。



★書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！



★萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！

作者介紹

【改造1萬場會議的專家】別所榮吾

▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。

▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。

▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期（1999年～2006年），每年舉辦80次以上的研習課程，內容包含：運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
譯者介紹

 

郭欣怡



淡江大學日本研究所碩士，專攻教育學。國立高雄第一科技大學應用日語系、國立台中商專應用外語科畢業。離開對日貿易助理的第一份工作，取得高中、職日語合科教師證之後，不甘心只當一位日文老師，而一頭栽入日文學習書籍寫作的世界。



現任日文翻譯、口譯、日文家教、文化大學推廣部、台北市、新北市各社大、長庚養生文化村日文講師。著作有《快熟五十音》、《快熟基礎日語會話》、《哈燒日語會話》、《NEW日文單字放口袋》、《連日本人都在用的日本語書信大全集》（我識出版社）。《五十音原來如此》、《日文單字簡單到不行》（捷徑文化）、《排行榜旅遊日文常用語》、《排行榜日文常用語》、《排行榜購物日文常用語》（凱信出版）等。

【前言】開一次會，得花三天加班補進度



【第一章】    公司年齡和成員心態，影響開會成效

▲照本宣科的會議，難有好決策

▲有七成把握，就該果斷下決定

五成把握太少，九成把握又慢半拍

讓基層人員自己做決定，應變力高

不想失敗，就要提高「成功機率」

▲開會的方式，要配合公司發展

初期：頻繁開會，確立組織的架構

中期：工作模式已確定，主管介入愈少愈好

晚期：開會變成「報告大會」，失去活力

▲工作態度，依職務年齡分3階段

適應階段，多用耳少開口

創新發想階段，主動為工作加上變化

安定保守階段，穩定但非一成不變

▲出現這3種情況，就是無效會議

限定自己的角色與範圍，推託責任

思考僵化 ，拒改變、創新

抗拒團隊合作，配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環，將浪費許多經費！



【第二章】  「會議」無法逃避，不能不開！

▲「會議」，是維持團隊運作的必備條件

▲開會時，最好同時解決這4大目的

▲【目的1】共享資料與討論執行方法：避免淪為「報告大會」

有效率的人，能從單純的數據中找到問題

太過暢所欲言的會議，不會有成效

別讓主管等到「開會」時才知道你的問題

計算「今天做了幾件工作」，你就永遠領乾薪

▲【目的2】發現並解決問題：「思考方式」左右解決時間

突然出現的緊急問題，沒時間等「最好」的解決方式

不是所有問題，都要「馬上解決」

假裝自己不在這上班，你就能找到問題點

現在大賺的公司，更該想好10年後怎麼賺

開會時，6個步驟解決3種問題

▲【目的3】協調意見會議：目標不是「講贏其他人」

高明的做事方法，是讓「討厭的人」主動幫自己

固守單一領域的人，遲早被淘汰

外交官才知道的高檔交涉法

交涉與協調，不包含「無法決定」的事

協商時，不是「講贏」對方就好

溝通協調，小輸就是贏

創造型解決法：從「出發點」解決對立

分配型解決法：聚焦在「完成」後

迴避型解決法：找更好的方法

不是選邊站，是要你思考「為什麼」

▲【目的4】擬定決策的會議，不是只有主管才能發言

擬定決策的方法與種類

偶爾在部屬前「示弱」，可以優化你的決策品質

說服別人，用疑問句比責備、命令更有效

共識會議：主管的意見，不等於「好的意見」

事先有準備的人，在會議結束前就知道結果了

▲會議5步驟，有共識才有好決策

【步驟1】掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要

【步驟2】分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」

【步驟3】比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好

【步驟4】有計劃後，人人要知道自...

◎別讓開會偷走你的效率！

　　不管哪一家公司，只要提到「開會」二字，就能明顯感受到大家的不滿。「為什麼又要開會？真浪費時間！」本書將為各位介紹，如何在會議上有效交換意見，進而成功擬定決策的「開會技巧」，以及為什麼開會時總是浪費許多時間、卻無法做出決策的真正原因。

　　「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」，是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因，其他常見的原因有以下5點：

▲1　事前不知開會主題，無法準備資料
　　到了會議現場才被告知開會目的及內容，大家到了現場才開始有思考的機會。因此光為了確認議題的內容及討論方向,便花了許多時間，在大家發表意見之前，會議就已經快接近尾聲了。在發言時，也因為沒有事先準備資料，只能互相交換含混不清的意見，結果到最後什麼事也決定不了。

▲2　能做決定的關鍵人物，不在現場！
　　即使在會議上已經開始討論負責人選、或執行方式等重要環節，然而重要的決策者卻未能列席。或者握有決策權的人不在現場、中途離席等等，即使開會內容已經討論到重點，卻還是無法做出最後的決策。就算先做出決定，事後大部分還是會被最終決策者推翻。

▲3　開會是討論，不是「報告」
　　明明只要把資料發一發就好，卻要召集大家來開會。而且還不是「開會」討論，是單方面地聽報告而已。事後要詢問結果或大家的意見也十分困難，無法再有更積極的進展。

▲4　只有主管在發言
　　主管容易在開會時，針對部屬的發言出現情緒性或批判性的言語，導致大家在開會時漸漸不想發言，最後就變成了主管一個人唱獨角戲。如此一來不但打壞了大家開會的情緒，同事們也不想提出自己的意見，只求事情不要找上自己。

▲5　無法專注在開會主題上
　　一旦開會內容離題後，便導致會議時間無限制地拉長。而且大家也開始忘記原本應該協調的內容。尤其當前輩或主管們發言時，更沒有人敢跳出來阻止。結果會議時間不斷拉長，卻無法看到任何成效。

◎無論哪一種公司，都會遇到的45種糟糕會議

　　在研習課程中，我會讓來參加課程的學員填寫問卷，列出自家公司開會時的問題點。受訪對象多為民間企業或公務員，大多都是主管或一般員工。不分行業和工作內容，我將他們提出有關會議問題的共通點，及對會議的不滿做了整理。

　　我將提出最糟糕的NG會議實例，同時提出45個改善的開會暨巧，帶各位從公司、團隊與個人的觀點出發，幫助大家從中找到原因與改善方法。

＜光是把資料看完，會議就結束了？＞

◎【技巧1】準備一份「30秒內看完」的重點資料

▲Q：現場輪流念完資料，就要大家提出想法？
我們部門開會時，光看完現場發下來的資料就必須花費許多時間。例如業績試算、抓預算、前年業績檢討、促銷活動方案……等等，即使是看資料就能懂的內容，還是要各部門把數字和活容全部照唸一次。

　　此外，最糟的是緊接著就要開企劃會議。每次都會有人拿著不知去哪個網站複製下來的內容或看法，直接貼在簡報上，接著問大家有什麼想法。別說有什麼想法了，我們就連想做什麼都毫無頭緒！

▲A：準備一份「30秒內看完」的重點資料
　　別再開這種光是「讀資料」的無效會議了！為了縮短會議時間，可以規定大家在開會前，先把特別想提出討論的議題或重點，以簡單易懂的文字寫成重點資料。

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